Cómo se hace un estado de resultados es una de esas preguntas que parecen básicas hasta que alguien te pide leer uno y te das cuenta de que no tienes claro qué significa cada línea. Es el documento contable que muestra si tu empresa ganó o perdió dinero durante un período, y por qué, a diferencia del balance general, que muestra una fotografía del patrimonio en un momento puntual.
¿Qué es y para qué sirve?
El estado de resultados, también llamado estado de pérdidas y ganancias, resume los ingresos, costos y gastos de una empresa durante un período determinado, normalmente un mes, un trimestre o un año. El resultado final es la utilidad o la pérdida del ejercicio, la cifra que casi todo el mundo busca primero cuando revisa este documento.
Sirve para varias cosas a la vez: para que la gerencia tome decisiones basadas en cifras reales y no en percepciones, para comparar el desempeño entre distintos períodos, para pedir financiamiento bancario, y como base para calcular la gratificación legal cuando la empresa aplica el sistema del artículo 47 sobre reparto de utilidades.
Estructura básica de un estado de resultados
Antes de explicar cómo se hace un estado de resultados paso a paso, conviene entender que la norma contable permite más de un formato. Bajo NIIF para Pymes, la Sección 5 permite presentar el documento de dos formas: por función, agrupando los gastos según su propósito (administración, ventas), o por naturaleza, agrupándolos según su tipo (remuneraciones, depreciación, arriendos). En Chile, la mayoría de las empresas usa el formato por función, porque facilita comparar directamente con el costo de ventas.
La estructura típica sigue este orden: ingresos por ventas, menos el costo de ventas, lo que da la utilidad bruta. A esa utilidad bruta se le restan los gastos de administración y de ventas, obteniendo el resultado operacional. Luego se suman o restan los resultados no operacionales, como gastos financieros o ingresos por inversiones, y finalmente se descuenta el impuesto a la renta, llegando a la utilidad o pérdida del ejercicio.
Cómo se hace un estado de resultados paso a paso
El proceso, en su versión más simple, sigue esta secuencia:
- Reúne todos los ingresos operacionales del período, principalmente las ventas.
- Resta el costo de ventas para obtener la utilidad bruta.
- Resta los gastos de administración y ventas para llegar al resultado operacional.
- Suma o resta los resultados no operacionales, como intereses o diferencias de cambio.
- Calcula y descuenta el impuesto a la renta correspondiente al período.
- El resultado final es la utilidad o la pérdida del ejercicio.
Cada línea debería poder rastrearse hasta un respaldo contable real, no ser simplemente un número ajustado para que el resultado se vea mejor de lo que fue.
Estado de resultados versus balance general
Es el error de confusión más común, incluso entre quienes revisan estos documentos con frecuencia. El estado de resultados mide un período de tiempo (cómo le fue a la empresa entre el 1 de enero y el 31 de diciembre, por ejemplo), mientras que el balance general muestra una fotografía de un momento específico: qué tiene la empresa y qué debe, exactamente al cierre de ese período.
Ambos documentos se complementan: una empresa puede tener utilidad en el estado de resultados y aun así tener problemas de liquidez que solo se ven en el balance, si esa utilidad no se ha convertido todavía en caja disponible. Saber cómo se hace un estado de resultados sin entender esta relación con el balance general deja una lectura incompleta del negocio.
Errores comunes al leer o preparar uno
El más frecuente es confundir utilidad con caja disponible: una empresa puede mostrar utilidad contable y no tener plata en el banco, porque vendió a crédito y todavía no cobra. Otro error es comparar el resultado de un mes con el de otro sin ajustar por estacionalidad, lo que puede hacer parecer un problema donde solo hay un ciclo normal del negocio.
También es común mezclar criterios contables con criterios tributarios al preparar el documento, lo que distorsiona el resultado real de la operación. Y un error menos obvio, pero igual de costoso: no revisar si los gastos están clasificados de forma consistente entre un período y otro, lo que hace prácticamente inútil cualquier comparación histórica que se intente hacer con el documento.
Por qué conviene revisión profesional
Un estado de resultados mal armado no solo desinforma: puede llevar a decisiones equivocadas, como repartir utilidades que en realidad no existen, o pedir financiamiento con cifras que no reflejan la operación real. Una Financial Statement Audit no solo certifica que las cifras son correctas, sino que suele detectar estos errores de clasificación antes de que se conviertan en un problema mayor, especialmente en empresas que crecieron rápido y arrastran criterios contables que ya no corresponden a su tamaño actual.
En Bórquez Consultores revisamos el estado de resultados como parte de nuestro trabajo de auditoría, con el mismo rigor que aplicamos al resto de los estados financieros. Si después de leer cómo se hace un estado de resultados todavía no tienes claro si el tuyo refleja realmente cómo le fue a tu empresa, conversemos sobre tu caso.
